Arkkitehdit Soini & Horto

Mihin toimistorakennukset ja toimistotyö ovat menossa? Osa 2

25.02.2021

Arkkitehtitoimistomme muutti tammikuussa uusiin toimitiloihin Punavuoreen Helsingin keskustassa. Tämä on antanut mahdollisuuden tehdä eturivissä havaintoja toimistotilojen muutoksista. Havainnot ja kokemukset tulevaisuudesta tukevat yleisiä, julkisuudessa olleita mielipiteitä.

Suurin osa henkilöstöstämme haluaisi olla jatkossa etätöissä kaksi päivää viikossa, mutta löytyy myös niitä, jotka haluavat työskennellä toimistossa päivittäin. Kauempaa tulevat (yli 50 km) työskentelevät etätyössä luonnollisesti useammin. Toimistolla työskentelevien määrää pitää rytmittää työpistevarauskalenterin käyttöönotolla, koska toimisto todennäköisesti ruuhkautuu suosituimpina päivinä tiistaina, keskiviikkona ja torstaina. Omia nimettyjä työpisteitä ei nähty enää tarpeellisiksi. Varsinkin koronarajoitusten puitteissa toimistolle tulevien määrää pitää muutenkin rajoittaa. Etätyö vaatii tarkempaa ohjeistusta työkulttuurin ylläpitämiseksi, asioita pitää kerrata ja muistuttaa niiden tärkeydestä. Uusien tapojen opetteluun menee jonkin aikaa, mutta nopeasti ne muuttuvat kuitenkin rutiineiksi.

Muuton yhteydessä oli sopiva hetki vaihtaa myös irtokalusteet palvelemaan paremmin tulevaa käyttöä. Yrityksemme ei jatkossa enää omista irtokalusteita. Työtilojen joustavuus on luonut uuden liiketoimintamahdollisuuden toimistokalusteita toimittaville yrityksille: toimistokalusteet palveluna. Toiminnan kehittyessä ja työtapojen muuttuessa irtokalusteita voidaan vaihtaa joustavasti, vaikka kuukausittain tarpeen mukaan. Laadukkaille toimistokalusteille on jälkimarkkinoilla kysyntää.

Työn muutos on tapahtunut vauhdikkaasti, lähitulevaisuuden työympäristöjen mallit ovat vielä jokseenkin arvailuja. Työpaikalla tehdään työtehtäviä, joiden tekeminen ei välttämättä vaadi työpöytää perinteisessä mielessä, kiinteiden työpisteiden määrä vähenee ja luovat työpisteet lisääntyvät. Karrikoiden voidaan arvioida, että toimistoista tulee sosiaalisia kohtaamispaikkoja ja keskittymistä vaativat työt tehdään etätyönä. Työn sisältö eri ammateissa on erilaista, joten tätä ei voi kuitenkaan liikaa yleistää. Toimistoilla tavataan asiakkaita, pidetään tiimipalavereita ja workshoppeja – korostaen yhteisöllisyyttä yrityksen brändin mukaisesti. Perinteiset ajatukset työtavoista alkavat hämärtyä ja saavat uusia muotoja. Keikkatyöläisten määrä yrityksissä kasvaa ja ihmiset vaihtavat jatkossa useammin työpaikkaa – tai tässä yhteydessä oikeammin ilmaistuna työnantajaa. Perustettujen yritysten määrä onkin viime vuosina ollut selkeästi nousujohteinen, näistä osa tarjoaa palvelujaan alikonsultteina tai freelancereinä. Joustavuutensa ansiosta tälle mallille on kysyntää, mikä osaltaan muuttaa organisaatioissa työntekijän ja työnantajan totuttuja rooleja. Tekniikan kehittyminen luo jatkossa lisää variaatioita, mutta perustarve yhteisöllisyydestä ei ole muuttunut.

Nopean päässälaskun tuloksena voidaan päätellä, että toimistollamme työskentelevien työntekijöiden määrä vähenee jatkossa 40 %. Uuden työntekokulttuurin myötä voitettava tilatehokkuus menetetään kuitenkin työpisteiden koronamitoituksessa, sillä pandemioihin pitää varautua myös tulevaisuudessa. Mitoituksien vaikutuksilla voidaan spekuloida, mutta suuri muutos oli käynnissä jo ennen koronaa. Avokonttoreista oltiin siirtymässä monitilatoimistoihin, mikä johtui työn tehokkuuden ja häiriöttömyyden tarpeesta. Optimoidulla suunnittelulla työtilojen tarvetta voidaan pienentää monitilatoimistossa neljännes tai jopa enemmän. Etätyön yleistyminen nopeuttaa huomattavasti tätä muutosta, pandemia on luonut sille äkillisen ja maailmanlaajuisen tarpeen. Kulttuuri on muuttumassa työnsisällön osalta, mutta myös fyysisen ympäristön osalta.

Henrik Simelius
Arkkitehti SAFA, osakas